Over productiviteit

Stephanie van Miss Pixie’s blog lanceerde een tijdje geleden een nieuwe bloguitdaging: de Perfect?-challenge. Gebaseerd op het gelijknamige programma van Karen Damen wil Stephanie, samen met andere bloggers of instagrammers, op zoek gaan naar hoe we onszelf en ons leven nog een beetje perfecter kunnen maken. Aan de hand van een enquête die ze opstelde, werd voor elke week van juli en augustus (7 in totaal) een (vooraf vastgezet) thema gekozen. Tijdens de week (startend op maandag) geef je je eigen invulling aan de challenge, en op zondag kan je erover bloggen.

Ondertussen is gebleken dat niet elke challenge mij ligt, maar dat is niet erg. Graag wil ik ook nog even benadrukken, naar aanleiding van een reactie van Prinses, dat het ‘perfecte’ voor mij niet het belangrijkste is. Dat ik een perfectionist ben, is een feit, maar met de challenge ga ik op zoek naar manieren om het leven gemakkelijker, georganiseerder, … te krijgen. Niet perfect is ook goed :-).

Hierbij een overzicht van de challenges van de afgelopen weken:

1. Over hoe opruimen rust in je hoofd brengt
(2. Elke dag yoga)
3. Over mijn blogplanner / Bullet Journal / lijstjesschriftje
(4. Een weekje zonder…)

 

Twee challenges volbracht, twee niet. Eigenlijk wou ik wel meedoen aan ‘een weekje zonder…’, maar omdat ik geen koffie en alcohol drink, en frisdrank ook zelden, gooide ik het over een andere boeg: een week zonder vastgelegde to-do-lijstjes. Omdat de vijfde challenge rond productiviteit draaide, besloot ik pas na de twee weken een update te schrijven.

Challenge 4: Een weekje zonder…

Al een hele tijd ben ik (zowel thuis als op het werk) op zoek naar een manier om mijn taken en to-do’s te organiseren, om zo efficiënter te werken. Ik probeerde al heel wat verschillende ‘systemen’ uit, en ben nu ongeveer tot een systeem gekomen dat voor mij werkt.
In 2015 las ik het boek ‘Getting things done’ van David Allen, en daar haalde ik veel bruikbare tips uit, die ik nog altijd toepas. Eén van die dingen is dat ik zo veel mogelijk dingen noteer, zodat het uit mijn hoofd is en ik het niet (meer) kan vergeten. Nog een tip: alle taken die je in minder dan twee minuten kan doen, voer je best meteen uit.

Tot voor kort zette ik vaak heel wat to-do’s in mijn (digitale) agenda, waardoor ik het bos door de bomen niet meer zag (of is het omgekeerd?).
Tijdens de vierde challengeweek, die ook de laatste week van mijn verlof was, besloot ik het anders aan te pakken en twee lijsten te maken met taken: één met dringendere taken, en één met minder dringende. In mijn agenda staan nu enkel nog vaste afspraken en terugkerende to-do’s op vaste tijdstippen (vb. afval buiten zetten, filters ventilatie reinigen, …). Elke dag koos ik dan de taken uit die ofwel moesten gebeuren, of waar ik op dat moment zin in had.

Challenge 5: Productiviteitschallenge

Na een week kan ik wel zeggen dat ik productiever ben, omdat ik meer overzicht heb over wat moet gebeuren.
Vorige week begon ik terug te werken na twee weken verlof, dus ik paste hetzelfde systeem daar ook toe. Helaas met iets minder succes, omdat er nog heel wat andere factoren bij komen kijken.

Eerst wil ik het even hebben over ‘Nooit meer te druk’, een boek van Tony Crabbe dat ik in juli las. In dat boek las ik zo veel herkenbare dingen, die ook heel wat impact op onze productiviteit hebben. De ondertitel van het boek is “een opgeruimd hoofd in een overvolle wereld“, en dat vat het zo’n beetje samen.

Eén van de dingen waar ik mee worstel, is de steeds groter wordende stroom aan informatie die op ons af komt, en hoe je alles tegelijk moet ‘verwerken’. We kunnen onze aandacht niet meer op één aspect toespitsen, maar onze aandacht is constant verdeeld, waardoor onze concentratie ook vermindert.

Nog een moeilijke: alles moet altijd maar beter, sneller, efficiënter. Tony Crabbe omschrijft het heel goed: als we meerdere dingen tegelijk doen (multitasken), is er altijd schakelverlies (de tijd die er nodig is om weer te doen waar je mee bezig was).

Maar dus terug over productiviteit op het werk. Elke ochtend kom ik er aan, met in mijn hoofd al een planning van wat ik wil gaan doen die dag. Maar dan open ik mijn mailbox, of komt mijn baas met een nieuw – altijd dringend – project, of gaat de telefoon, of komen collega’s iets vragen, of … Er is geen enkele dag waarop ik kan doen wat ik initieel had ‘gepland’. En tijdens de dag is er ook altijd afleiding, dus ga ik onbewust toch weer multitasken. Mijn moeilijkste taken plan ik wel het eerst in de ochtend, omdat ik een ochtendmens ben, en dan het meest alert en productief ben.
Op het werk probeer ik wel regelmatig rond te lopen of te bewegen, want té lang stil zitten is nefast voor je productiviteit. Even naar het toilet, de post mee brengen, een kopie maken, iets overleggen met een collega, …

Wat ik sinds kort ook doe, en heel erg goed werkt, is zorgen voor een nette werkruimte. Clean desk, als je het zo wil noemen. Vroeger dacht ik altijd dat het me nooit zou lukken, maar je moet het eigenlijk gewoon doen. In de kast achter mij heb ik een aantal bakjes gemaakt: lopende projecten, op te volgen, lectuur, … Als ik op het werk aankom neem ik de lopende projecten uit mijn bakje en begin ik te werken. Tijdens mijn werkdag is mijn bureau soms echt een nest, maar als ik naar huis vertrek berg ik alles weer netjes op. Zo kom ik elke dag op een opgeruimde bureau toe, en lukt het veel beter om ook met een ‘leeg’ hoofd te starten. Met dank aan collega F. voor het duwtje in de rug :-).

Over het algemeen heb ik een vrij goeie controle over wat moet gedaan worden, en krijg ik dingen ook wel af voor de gestelde deadline. Een goeie voorbereiding (planning) is het halve werk! Toch zegt Tony Crabbe dat een betere planning niet de oplossing is, maar dat we keuzes moeten maken in de dingen die we gaan doen. We kunnen niet alles doen en volgen en weten, maar moeten bewust kiezen wat voor ons belangrijk is. Aandachtsmanagement in plaats van tijdsmanagement dus

Over smartphonegebruik

Eén van de dingen waar ik mij aan erger, zijn die tientallen geluidjes en meldingen die je steeds krijgt als er een nieuw bericht binnen komt. Vroeger had je een sms-toon en een beltoon, maar nu heb je voor alle mogelijke apps meldingen. Ik zet al die meldingen, behalve voor telefoon en sms, uit. Thuis staat zelfs mijn geluid ook meestal af, omdat ik gek word van die bliepjes. Want telkens er dan iets binnen komt, wil je meteen gaan kijken, en daar gaat je aandacht en concentratie weer…

Bij enkele andere bloggers zag ik dat ze een app gebruiken om te registreren hoeveel tijd per dag ze met hun smartphone bezig zijn. Ik zag er tellers van meerdere uren per dag, en vroeg me af hoe het bij mij gesteld was. Vorige week woensdag installeerde ik een app, en de afgelopen week waren dit mijn scores: 34 minuten (woensdag), 37 minuten (donderdag), 1u8minuten (vrijdag) 41 minuten (zaterdag), 43 minuten (zondag), 47 minuten (maandag), 55 minuten (dinsdag). Elke dag had ik zo’n 20-35 pick-ups (het aantal keren dat ik mijn telefoon nam om er iets mee te doen). Eerlijk: ik had het erger verwacht. Wat ik het meeste doe op mijn telefoon: overdag mail en berichten checken, en vooral foto’s maken en Instagram. De balkjes hebben allemaal een groene kleur, dus ik ben niet zoo slecht bezig denk ik dan. De app laat ik in elk geval wel staan, want het feit dat het wordt bijgehouden is een extra controle om er niet té veel mee bezig te zijn!

Conclusie

Ik blijf werken met twee to-do-lijsten, en blijf alles consequent noteren zodat ik niks vergeet. Ideaal gezien probeer ik één taak tegelijk af te werken (en me dus te focussen op één ding tegelijk), maar de praktijk leert dat dat niet altijd even makkelijk is. Sommige productiviteitstips werken voor mij, andere niet. Dat is iets heel persoonlijks. Maar momenteel ben ik best tevreden met mijn productiviteit!

Wat zijn jullie productiviteitstips?